Cara Membuat Sistem Payroll yang Efektif Untuk Perusahaan
panduan Teknologi tips
Di zaman yang semakin maju ini semakin banyak perusahaan berkembang dengan pesat yang bermunculan. Perusahaan-perusahaan ini berkembang tak lepas dari usaha dan kerja keras karyawan perusahaan serta beberapa teknologi yang digunakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Karena adanya kontribusi dan dedikasi untuk perusahaan, maka setiap karyawan memiliki hak untuk mendapatkan gaji.
Membuat Sistem Payroll
Gaji merupakan suatu bentuk pembayaran yang diberikan kepada pekerja secara periodik seusai dengan kebijakan yang ada. Gaji ini diatur oleh bagian HR. Dulu perusahaan menggunakan sistem penggajian atau payroll secara manual. Sistem ini sangat tidak efisien karena membutuhkan waktu yang cukup lama dan rawan akan kekeliruan. Oleh karena itu, kini banyak perusahaan yang memilih untuk menggunakan payroll software.
Payroll software ini merupakan sebuah software aplikasi yang berfungsi membantu pekerjaan HR dalam mengelola sistem penggajian karyawan perusahaan dengan cepat, mudah, dan tepat. Berikut ini merupakan cara membuat sistem payroll yang efektif untuk perusahaan:
1. Cek apakah sistem anda telah sesuai dengan aturan yang ada
Dalam menyusun sebuah sistem, kita memerlukan panduan yang akan menjadi pedoman bersama. Hal ini seperti Upah Minimum Regional (UMR) yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Pastikan gaji atau upah yang diberikan oleh perusahaan layak untuk karyawan atau minimal sesuai dengan UMR yang ada.
2. Cek apakah sistem yang telah berjalan cukup adil
Pemberian gaji ini haruslah adil karena dapat mempengaruhi tingkat kepuasan karyawan. Sebaiknya pemberian gaji ini memperhatikan job description setiap karyawan. Semakin besar kontribusi seorang karyawan maka akan mendapatkan kompensasi yang lebih besar. Begitupula sebaliknya, jika kontribusi seorang karyawan hanya sebagai pendukung, maka akan mendapatkan kompensasi yang lebih kecil.
3. Cek apakah struktur dan skala upah sudah menjawab tantangan
Struktur dan skala upah diperlukan untuk mengatasi kesenjangan yang ada. Setiap level jabatan tentu memiliki perbedaan dalam kompensasi. Apabila kesenjangan terlalu tinggi, beberapa masalah dapat timbul di antara karyawan. Perhatikan juga apakah level jabatan yang ada saat ini mampu memenuhi target perusahaan atau tidak agar lebih optimal. Apabila struktur organisasi telah ditinjau, lanjutkan dengan mengukur beban kerja setiap karyawan untuk menentukan skala upah yang sesuai.
4. Cek apakah tunjangan yang ada sesuai karateristik perusahaan
Apabila perusahaan mendapatkan penghasilan tak tentu, gaji pokok tetap harus mengikuti ketentuan yang ada seperti UMR dan untuk tunjangan lainnya dapat disesuaikan dengan karakteristik perusahaan. Sebaliknya, perusahaan yang mendapatkan pendapatan tetap, gaji karyawan bersifat tetap.
Tak bisa dipungkiri, pengecekan atau pemeriksaan selama proses payroll adalah bagian penting agar sistem penggajian berjalan seperti yang diharapkan. Pengecekan yang dilakukan secara manual kerap menimbulkan kesalahan atau human error, terutama ketika staf HR sedang jenuh atau stres. Manfaat metode payroll yang lebih modern dan otomatis.
Gunakan HR software milik LinovHR. Platform Software HRD LinovHR memiliki modul dan fitur yang mendukung tim HR bekerja efektif dan efisien. Meliputi sistem payroll, absensi, pinjaman karyawan, BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, hingga perhitungan PPH 21 dan tunjangan maupun benefit. Tim HRD akan lebih fokus mempertahankan kesejahteraan karyawan karena tugas HR yang berat seperti payroll telah terselesaikan secara otomatis.
Selain itu, sudah banyak perusahaan - perusahaan besar yang menggunakan software payroll HRD LinovHR seperti: Smartfren, PT PP Properti, Trimegah Securitas, ILLote, Advan dan perusahaan besar lainnya, untuk informasi lebih lengkap mengenai LinovHR dapat mengklik tautan ini https://www.linovhr.com/